Onderneemvaardig

Zoeken
Uitleg Microsof Teams voor workshops Onderneemvaardig

1 januari 2021

Uitleg Microsoft Teams voor workshops Onderneemvaardig

De workshops van Onderneemvaardig zijn online via Microsoft Teams. Heb je nog nooit met Teams gewerkt of heb je Teams nog niet geïnstalleerd? In dit artikel leggen we uit hoe je Teams installeert op je computer of laptop, hoe je je voorbereidt op een workshop en hoe Teams werkt tijdens de workshops.

Hoe installeer je Teams?

  1. Klik op je laptop of computer op onderstaande link, of kopieer deze in je internetbrowser (Chrome, Edge, Firefox of Safari): https://www.microsoft.com/nl-nl/microsoft-365/microsoft-teams/download-app#desktopAppDownloadregion
  2. In het scherm dat in je browser opent klik je vervolgens op de knop ‘Downloaden voor desktop’.
  3. Klik in het volgende scherm op ‘Download Teams’
  4. Er wordt nu een bestand gedownload naar je computer
  5. Open het bestand vanuit de download map
  6. Klik vervolgens in het pop-up scherm op Uitvoeren
  7. Na de installatie open je de Teams app en klik je op gratis registreren. Als je al een account bij Microsoft hebt, dan kan je doorgaan bij stap 15.
  8. Voer je e-mail adres in en klik op Volgende
  9. Geef vervolgens aan waarvoor je Teams wilt gebruiken
  10. Klik vervolgens op Account maken
  11. Geef een wachtwoord op en klik op Volgende
  12. Er wordt vervolgens een e-mail met een code gestuurd naar het opgegeven e-mailadres
  13. Vul de code in op het scherm
  14. Vul vervolgens nog enkele persoonsgegevens in
  15. Teams wordt nu ingesteld op de computer
  16. Na installatie kan je Teams openen op je computer. Er wordt vervolgens gevraagd naar je aanmeldadres (dit is het e-mail adres dat je eerder bij stap 8 hebt opgegeven.
  17. Vul vervolgens het wachtwoord in dat je bij stap 11 hebt ingevuld.
  18. Vervolgens start Teams op met een aantal tips

Volg dit stappenplan om Teams te installeren op je computer of laptop. Als je Teams al hebt geïnstalleerd kun je deze stap overslaan.

Je kunt controleren of Teams is geïnstalleerd door naar de zoekfunctie op je computer te gaan en ‘Teams’ te typen. Als je een bestand met de naam ‘Microsoft Teams App’ ziet dan heb je Teams succesvol geïnstalleerd. Je kunt Teams ook op een tablet of telefoon gebruiken, maar voor de workshops raden we dit af.

Hoe bereid je je voor op een workshop?

  1. Zorg ervoor dat je Teams op je computer op laptop hebt geïnstalleerd. Hoe je dat doet lees je verderop in dit artikel.
  2. Controleer je internetverbinding.
  3. Gebruik bij voorkeur een headset of de oortjes van je mobiele telefoon voor een goed geluid. zonder storende bijgeluiden.
  4. Neem plaats in een rustige ruimte zonder bijgeluiden en met voldoende licht.
  5. Let op wat er op de achtergrond zichtbaar is (familiefoto’s, rommel, etc.).
  6. Ga vooraf naar het toilet en hou eventueel koffie, thee, fris en/of snack bij de hand.
  7. Hou pen en papier bij de hand.
  8. Zet je telefoon op stil.

Hoe neem je deel aan een workshop?

Voor elke workshop ontvang je een e-mail met instructies. In deze mail staat altijd een link om de workshop te volgen. Hieronder lees je hoe je vanuit deze e-mail de workshop kan bijwonen. De afbeeldingen zijn voorbeelden van gebruik op een Windows-computer, maar op een MacBook ziet het er globaal hetzelfde uit.

  1. Begin 15 minuten voor de aanvangstijd met aanmelden.
  2. Klik op de link in de uitnodiging.
  3. Kies in het scherm dat opent voor de optie ‘Uw Teams-app openen’.
  4. Schakel de camera in (linker omcirkelde icoontje in afbeelding hieronder), maar laat de microfoon uit (rechter omcirkelde icoontje in afbeelding hieronder). Doe de microfoon alleen aan wanneer je iets wil zeggen.
  5. Zorg ervoor dat je goed in beeld bent.
  6. Stel ook eventueel een achtergrond in via de knop ‘Achtergrondfilters’ (NB het komt regelmatig voor dat dit niet werkt)
  7. Klik op ‘Nu deelnemen’ (rechts onderin het scherm, zie afbeelding hieronder) en wacht op toelating. Het kan zijn dat de trainer er op dat moment nog niet is. Je krijgt dan boven in je scherm de volgende tekst te zien ‘Wanneer de vergadering begint, laten we anderen weten dat u wacht’. Wacht tot de trainer er is, hij of zij laat je dan toe tot de vergadering, hier hoef je verder niets voor te doen.

 Schermvoorbeeld Windows-computer

Wat kan je verwachten tijdens een workshop?

Tijdens de workshop zijn de volgende dingen belangrijk:

  1. Doe tijdens de workshop geen andere dingen, hou je aandacht bij de workshop.
  2. Zorg ervoor dat je camera aanstaat (tweede omcirkelde icoontje van rechts in afbeelding hieronder). Doe deze alleen aan wanneer je iets wil zeggen.
  3. Zorg ervoor dat je microfoon uitstaat (rechter omcirkelde icoontje in afbeelding hieronder), doe deze alleen aan wanneer je iets wil zeggen.
  4. Doe actief mee en steek je virtuele hand op (tweede omcirkelde icoontje van links in afbeelding hieronder). Zet je microfoon aan en stel een vraag.
  5. Teams heeft ook een chatfunctie (linker omcirkelde icoontje in afbeelding hieronder). Als je dat aanklikt verschijnt er een kolom waarin je een opmerking of vraag kan delen, als de organisator deze optie heeft aangeboden. 
    Handige tip: als je @ voor de naam van een deelnemer (of de trainer) typt, dan kun je die persoon daarmee een privébericht sturen.
  6. Introduceer jezelf als je de eerste keer spreekt.
  7. Laat anderen uitspreken.
  8. Aan het einde van de vergadering klik je op de rode knop met het telefoontje + ‘Verlaten’. Je bent dan niet meer zichtbaar en hoorbaar voor anderen.
Uitleg Teams 2
Uitleg Teams 2

Wat als Teams toch niet goed werkt?

Soms werkt de app van Teams niet goed. In onze ervaring gebeurt dit iets vaker op een Apple computer. In dat geval kan je de workshop volgen via je internetbrowser. Kies dan bij ‘Hoe neem je deel aan een workshop’ bij Stap 3 voor ‘Doorgaan in deze browser’ in plaats van ‘Uw Teams-app openen’. Doorloop daarna dezelfde stappen.

Als het niet lukt om deel te nemen aan de Teams-vergadering, neem dan contact op met de trainer van de workshop. De contactgegevens van de trainer staan bij de workshop en ook altijd in de mail die je voor de workshop hebt ontvangen.

Kom je bij de installatie van Teams een probleem tegen, dan kun je tot drie werkdagen voor de workshop contact opnemen met Evan van der Holst via e.van.der.holst@amsterdam.nl