Onderneemvaardig

Zoeken
Leer snel prioriteiten stellen

1 maart 2021

Leer snel prioriteiten stellen

We krijgen als full- of parttime ondernemer iedere dag flink wat op ons bord. En verwachten veel van onszelf. Een onderneming starten of aanpassen is bij uitstek iets wat 100% van je tijd en aandacht kan eisen. De druk om te presteren kan hoog oplopen. Hoe combineer het dat met een privéleven? Dé truc om van overvolle to-do lijsten af te komen is  om jouw (dagelijkse) taken op een effectieve manier in te plannen. Werk slimmer, niet harder. 

In deze training leer om effectief te plannen zonder dat je er harder voor hoeft te werken. Misschien juist minder. Door eerst te leren van de manier waarop jij jouw taken momenteel verdeelt, kun je vervolgens verbeterslagen maken. 

Ontwikkeld door Lepaya

Twee methodieken

De Eisenhower-matrix is een middel om to-do-lijsten te structureren. (Deze kan je zowel professioneel als persoonlijk inzetten). De matrix dwingt je over prioriteiten na te denken. Welke activiteiten zijn belangrijk (en/of urgent)? Wat is eigenlijk afleiding?

Het Stenen, Kiezelstenen en Zand-model is ook bedacht richt voor het managen van tijd. Het legt zich toe op het onderscheiden van belangrijkste taken en activiteiten versus taken die minder van belang zijn voor het behalen van succes.

Hieronder leer je de theorie van beide modellen. Na de theorie volgt er steeds een oefening voor de praktijk. 

Eisenhower-matrix, theorie

De Eisenhower-matrix is een in de managementvakliteratuur vaak geciteerde manier om openstaande taken in categorieën in te delen. In de methode gaat het om 4 categorieën:

  • belangrijk en urgent
  • belangrijk maar niet urgent
  • niet belangrijk maar urgent
  • niet belangrijk, wel urgent

In tijden van stress wijs je to-do’s aan één van de categorieën toe. 

Leer snel prioriteiten stellen
Leer snel prioriteiten stellen

Stel je voor: je to-do lijst is zo lang dat je weet niet met welke actie eerst te beginnen. Met de Eisenhower-matrix stel je prioriteiten. Het uitgangspunt is dat belangrijk én urgente taken zo snel mogelijk moeten; de rest kan je plannen, delegeren of overwegen niet te doen (zie afbeelding).

Eisenhower-matrix, oefen zelf 1

  1. Pak je to-do lijst en vul aan met alles waarvan je denkt (ook) te moeten doen. Bijvoorbeeld: de hond uitlaten, bij de KVK langs, een domeinnaam vastleggen, een website (laten) maken, op bezoek bij je moeder, sollicitatiebrief schrijven, een Google Ad instellen, je belastingaangifte invullen, etc.
  2. Zet elk van deze to-do’s in één van de vier vakjes van de matrix.
  3. Nu heb je veel meer inzicht in wat belangrijk is; dat geeft rust!

Eisenhower-matrix, oefen zelf 2

Je kunt de matrix ook gebruiken om te veranderen. Of te beslissen over je toekomst, zoals je onderneming (door)starten of stoppen.

  1. Neem je huidige activiteiten onder de loep (bijvoorbeeld met oefening 1 hierboven). Ben je tevreden met je huidige balans tussen taken? Waarom wel of waarom niet?
  2. Staan jouw wensen wel op de lijst? Zijn er activiteiten die telkens worden uitgesteld? Waarom? Welke opties heb je om te zorgen dat je wél aan deze taken toe komt?
  3. Zijn je prioriteiten wel goed verdeeld? Is iedere activiteit ècht jouw verantwoordelijkheid? Wat weerhoudt je ervan om te delegeren of negeren?
  4. Stel concrete actiepunten op. Welke drie concrete actiepunten kan je bedenken die je kunnen helpen met effectiever prioriteren? Schrijf ze voor jezelf op.

Extra tips voor inzicht met de Eisenhower-matrix 

Voorkom zoveel mogelijk last-minute activiteiten door vooruit te plannen. Maar omdat er altijd wel een onverwachte gebeurtenis op je pad komt, reserveer je altijd extra tijd in je planning voor onverwachte problemen en niet-geplande belangrijke activiteiten.

Doet zich een crisis voor, dan zal je andere taken opnieuw moeten plannen. Vraag jezelf af: hoe kan ik urgente én belangrijke activiteiten in de toekomst van tevoren plannen, zodat ze niet urgent worden?

Belangrijk maar niet urgente to-do’s zijn vaak de activiteiten die je helpen bij het bereiken van je persoonlijke en professionele doelen. Zorg daarom voor voldoende tijd voor belangrijk maar niet urgente taken. Zo kan je ze ook echt góed doen!

Urgente maar niet belangrijke taken verhinderen je om doelen te bereiken. Wees kritisch en vraag jezelf of je ze kunt verzetten, of door anderen kunt laten doen.

Niet belangrijk én niet urgent? Je kunt ze gewoon negeren of annuleren. Soms vallen onder dit type taken waarvan ándere mensen willen dat je ze doet (ook al dragen ze direct niet bij aan je eigen doelen). Zeg dan beleefd ‘nee’ en leg uit waarom je  niet aan de vraag kunt voldoen. Wanneer je duidelijk bent over jouw doelstellingen en grenzen, zal men in de toekomst vermijden om je te vragen ‘niet-belangrijke’ activiteiten uit te voeren.

Het Stenen, Kiezelstenen en Zand-model

“Als je eerst zand en kiezelstenen in een pot doet, krijg je de grote stenen er achteraf nooit meer in.” Het Stenen, Kiezelstenen en Zand-model is metafoor voor het kunnen onderscheiden van belangrijke taken/activiteiten en kleinere taken. Bekijk de video.

Herken jouw stenen, kiezelstenen en zand, oefening

  1. In de video leerde je het verschil is tussen stenen, kiezelstenen en zand als metafoor voor de grotere en kleinere taken. Bedenk nu voor jezelf wat voor de komende week èn maand (bijvoorbeeld m.b.t. een nieuwe onderneming starten of  aanpassen) jouw stenen zijn, kiezelstenen en zand. Schrijf dit voor jezelf op.
  2. Bedenk hoe jij met jouw stenen wilt omgaan: ga je meer ruimte en tijd voor je ‘stenen’ inplannen? Maak een plan en schrijf het op.