Onderneemvaardig

Zoeken
Leer hoe je een slechtnieuwsgesprek voert

1 maart 2021

Leer hoe je een slechtnieuwsgesprek voert

Als ondernemer, partner of baas moet je een medewerker soms slecht nieuws brengen. Zo’n slechtnieuwsgesprek is nooit leuk. Maar met de juiste voorbereiding beperk je de schade voor de ontvanger. Hoe voer je zo’n gesprek?

Ontwikkeld door Lepaya

3 doelen van het slechtnieuwsgesprek

  • Je wilt de boodschap overbrengen. Dat lijkt voor de hand liggend, maar voorbeelden genoeg van medewerkers die na afloop van zo’n gesprek niet wisten wat ze nou precies verteld was;
  • Je wilt emoties opvangen. Van tevoren weet je niet in welke vorm die emoties komen, maar om schade te bepreken moet je weten hoe met emoties van de ander om te gaan;
  • Je wilt dat ontvangers het slechte nieuws accepteren. De ontvanger moet begrijpen dat de boodschap definitief is, en niet onderhandelbaar.

In 4 stappen

  • Breng de boodschap direct aan het begin van het gesprek, draai er niet omheen. 
  • Als het nieuws eenmaal is geland kunnen emoties hoog oplopen. Luister. Geef de ander de gelegenheid stoom af te blazen. Alles wat u nu toevoegt, zal de druk juist verhogen. Wees dus stil, luister, stel vragen en vat samen. Wacht nog even met het benoemen en uitleggen van je argumenten. 
  • Zet nu pas je argumenten uiteen. Houd dit kort en bondig. Concentreer u op maximaal twee à drie argumenten. Speel de bal en niet de man. Wees erop voorbereid dat je de argumenten soms een tweede keer moet uitleggen. Gebruik dan exact dezelfde woorden. 
  • Geef aan wat de mogelijkheden zijn waarover je van tevoren hebt nagedacht. Eventueel kan je deze ook op papier meegeven. 

Bereid het slechtnieuwsgesprek altijd voor

De kwaliteit van dit soort gesprekken wordt voor 90 procent bepaald door de voorbereiding. Een checklist kan je steun geven. Wat zaken opschrijven geeft rust en zekerheid. Denk na over:

  • Denk aan persoonlijke omstandigheden en vraag je af of u iets kunt voorspellen over de reactie van de medewerker op het nieuws. Wees hierover niet te optimistisch. Mensen hebben de natuurlijke neiging slecht nieuws te ontkennen. Wat zijn de sterke eigenschappen van de ontvanger? Kan je deze gebruiken om hem of haar te ondersteunen of mogelijkheden te onderbouwen?
  • Schrijf de eerste zin van de boodschap op. Houd het kort en bondig en wijd niet uit. 
  • Schrijf de twee of drie belangrijkste argumenten op, zodat je er in het gesprek makkelijk op terug kunt vallen.
  • Denk na over hoe jij zelf in het gesprek zult zitten. Hiermee kan je voorkomen dat je tijdens het gesprek zelf in de emotie schiet.
  • Er blijft altijd een toekomst. Het is belangrijk na te denken over wat je de ontvanger kunt aanbieden. Pas wel op dat het niet gaat om doekjes voor het bloeden, maar om concrete hulp of ondersteuning.